Vertrouwenspersoon

1voud Arbo vindt het belangrijk om enerzijds werkgevers te helpen bij het signaleren en aanpakken van PSA en anderzijds inzetbaarheid binnen organisaties te vergroten. Accountmanager Nico Nijland van 1voud Arbo ging dan ook in gesprek met vertrouwenspersoon Els Overduin van The Human Way over de actualiteit, maar ook over de werkzaamheden en toegevoegde waarde van een (externe) vertrouwenspersoon.

Els, jij bent als vertrouwenspersoon werkzaam voor 1voud Arbo. Kun je uitleggen waar de werkzaamheden van een vertrouwenspersoon uit bestaan?

Ik verzorg de opvang van medewerkers, die geconfronteerd zijn met ongewenste omgangsvormen. Met ongewenste omgangsvormen wordt bedoeld: (seksuele) intimidatie, pesten, discriminatie en agressie/geweld. Ik begeleid medewerkers met hulp, advies en tips. Samen met de medewerker wordt gezocht naar oplossingen voor hun situatie. Belangrijkste voorwaarde is dat alles wat besproken wordt met de vertrouwenspersoon vertrouwelijk is. De melder (medewerker) is hierin bepalend. Ik onderneem geen actie zonder toestemming van de medewerker.

Opvang en begeleiding van medewerkers door de vertrouwenspersoon wordt ook wel benoemd als het ‘informele traject’. In dit traject wordt de situatie opgelost door in gesprek te gaan met de leidinggevende en eventueel met de veroorzaker van de situatie. Als in dit traject gekomen wordt tot oplossingen dan wordt de zaak afgesloten en gaat men over tot de orde van de dag. Lukt het echter niet om tot oplossingen te komen in het informele traject, dan is er de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de klachtencommissie, het ‘formele traject’. Ook in dit traject ondersteunt de vertrouwenspersoon de medewerker/klager met tips en het maken van de keuze om een klacht in te dienen.

Naast opvang en begeleiding verzorg ik het geven van voorlichting aan medewerkers. Ik adviseer het management over ongewenste omgangsvormen in de teams en de aanpak ervan. Ieder jaar rapporteer ik in een geanonimiseerd verslag aan de directie over het werk en adviseer de directie over het beleid en aandachtspunten.

Er wordt actief gesproken over het verplicht stellen van een vertrouwenspersoon. Wat is de stand van zaken hiervan en waarom wordt deze verplichting eigenlijk overwogen?

De actuele situatie is dat op 11 maart jl. Groen Links een wetvoorstel heeft ingediend waarbij iedere medewerker het recht krijgt om bii ongewenste omgangsvormen een vertrouwenspersoon te raadplegen. Of en wanneer de wet wordt aangenomen kan op dit moment nog niet voorspeld worden.

Uit onderzoek is gebleken dat 1,5 miljoen werknemers ongewenst gedrag ervaren, wat kan leiden tot een uitval of verminderde inzetbaarheid. Bij zo’n 50% van organisaties en bedrijven is er op het gebied van ongewenst gedrag zelfs nog niets geregeld.

Op dit moment verplicht de Arbowet werkgevers al wel om beleid te hebben en medewerkers te beschermen tegen psychosociale arbeidsbelasting, waaronder de ongewenste omgangsvormen vallen. Als gevolg van die plicht is de aanbeveling van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW)/Arboportaal voor het aanstellen van een externe vertrouwenspersoon.

Soms komen we bedrijven tegen die aangeven dit intern ingeregeld te hebben. Wat zijn de voordelen van het contracteren van een externe vertrouwenspersoon boven het aanstellen van een interne vertrouwenspersoon?

Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid beveelt hierin een externe vertrouwenspersoon aan. Vanwege de onafhankelijkheid, maar ook voor wat betreft de deskundigheid. Niet onbelangrijk: de kosten van het hebben van een interne vertrouwenspersoon spelen ook een rol. Organisaties denken al snel dat het intern regelen goedkoper is dan extern inhuren. In de praktijk blijkt dit vaak echter een misvatting. Interne vertrouwenspersonen moeten ook worden opgeleid, gecertificeerd zijn, nageschoold worden en aantal maal per jaar overleg met elkaar hebben. Dat alles bij elkaar vormt een behoorlijke kostenpost en verlies aan productiviteit van de interne vertrouwenspersonen. Voldoet een bedrijf niet aan de gestelde eisen, dan zal dit in geval van gebeurtenissen de werkgever aangerekend worden en het voordeel van de twijfel wordt dan direct een nadeel van de twijfel. Er zijn dus nadelen bij het aanstellen van een interne vertrouwenspersoon, maar er zijn natuurlijk ook best voordelen te noemen. 1voud Arbo denkt graag met werkgevers mee over een passende invulling en geeft hierin graag praktisch advies.

Stel: een werkgever wil dit extern inregelen. Hoe kan deze dit via 1voud Arbo inregelen, werkt dit bijvoorbeeld op een abonnementsbasis?

Wanneer je besluit tot het inregelen van een externe vertrouwenspersoon via 1voud Arbo dan zijn er verschillende mogelijkheden voor het goed kunnen aanpakken van ongewenste omgangsvormen.

1. Als eerste heb je een klachtenregeling? De bestaande klachtenregeling van de organisatie wordt gescreend. Is deze regeling niet in orde kan de klachtenregeling bij 1voud Arbo afgenomen worden. Dit is een getoetst en up-to-date reglement.
2. Om een vaste vertrouwenspersoon verbonden te hebben vragen we een fee per jaar. Daarin organiseert de vertrouwenspersoon één voorlichtingsmoment per jaar, wordt jaarlijks een registratie staat geleverd en mocht je even met hem/haar willen sparren dan is deze fee ook daarvoor bedoeld.
3. Ook is de vertrouwenspersoon direct paraat mocht iemand hem/haar nodig hebben. Mocht hij/zij niet beschikbaar zijn, dan is iemand vanuit het netwerk beschikbaar. Datzelfde netwerk komt goed van pas als de voorkeur uitgaat naar liever een man of vrouw.
4. Dan is er ook een mogelijkheid voor een klachtencommissie fee van een eenmalig, jaarlijks bedrag. Deze komt dan 1 x per jaar bij je om over je bedrijf of organisatie te praten, ten aanzien van preventief. Voor inzet van een klachtencommissie is er een apart uurloon bij inzet.

Wil je psychosociale arbeidsbelasting (PSA) binnen jouw organisatie optimaal in beeld brengen en/of actief verminderde inzetbaarheid door ongewenst gedrag uitbannen? Neem contact op met 1voud Arbo via telefoonnummer 0575-555961 of mail info@1voud.nl